Wat is de invloed van de coronacrisis op de productiviteit van overheidsorganisaties en hun medewerkers op dit moment? Deze vraag stond centraal in het Flitsonderzoek van de programma’s InternetSpiegel en Vensters van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Doel is om inzicht te krijgen in de mate waarin de coronacrisis het werk en de productiviteit raakt, welke aanpak de organisaties hanteren en wat goed gaat of beter kan.
Grote impact coronacrisis op productiviteit in de eerste week
Het coronavirus heeft grote gevolgen in de publieke sector. Er is crisisberaad, mensen werken massaal thuis en gebouwen zijn gesloten voor publiek. Veel respondenten geven dan ook aan dat de invloed op hun eigen productiviteit en die van de organisatie groot is. Wel is een deel van het productieverlies tijdelijk en oplosbaar. We zien drie verklaringen:
- Afschaling werkzaamheden.Er vinden zo weinig mogelijk klantcontacten plaats. Daardoor valt een belangrijk deel van de werkzaamheden weg, zowel bij beleid als in de uitvoering. Het gaat dan bijvoorbeeld om intakegesprekken, fysieke inspecties, netwerkevents, participatiebijeenkomsten en facilitaire werkzaamheden. Veel van dit werk ligt tijdelijk stil.
- Thuiswerken. Volgens veel respondenten is hun organisatie nog onvoldoende ingesteld op thuiswerken. Dit blijkt onder andere uit een tekort aan accounts, laptops en tools voor videoconferencing. Ook is het voor veel medewerkers nog zoeken hoe ze goed met alle tools kunnen werken. Daar staan aan de andere kant ook organisaties tegenover die dit juist weer heel goed voor elkaar hebben.
- Thuissituatie. De respondenten ervaren het thuiswerken heel verschillend. Veel genoemde voordelen zijn: minder reistijd, minder (onnodig) overleg en het beter geconcentreerd kunnen werken. Tegelijkertijd ervaren veel respondenten juist problemen, omdat ze geen geschikte werkplek hebben of omdat hun jonge kinderen aandacht vragen.
Veel waardering voor gekozen aanpak
Maar liefst 89% van de respondenten vindt dat zijn of haar organisatie de crisis goed tot zeer goed aanpakt. Een opvallend positieve score. Ze zijn vooral positief over de dagelijkse berichtgeving, de goede crisisorganisatie en besluitvaardigheid, de saamhorigheid en het vertrouwen dat zij krijgen. Respondenten bij wie de voorzieningen voor thuiswerken goed op orde zijn noemen dit ook nadrukkelijk.
Huidige werkelijkheid vraagt nog veel gewenning
In korte tijd hebben medewerkers zich moeten aanpassen aan de nieuwe situatie. Ineens zijn deadlines weggevallen en zijn vergaderingen geannuleerd. Daarmee is voor sommigen de druk weggevallen, terwijl anderen het nu juist extra druk hebben.
Het ziet ernaar uit dat de huidige situatie voorlopig voortduurt. Het is dus raadzaam om maatregelen te nemen die medewerkers nog beter in staat stellen productief te werken. De belangrijkste verbetervoorstellen zijn:
- Verbeter de thuiswerkvoorzieningen van de organisaties die achterlopen: investeer in technische middelen (laptops, beeldschermen, smartphones, printers, snelle wifi en netwerkcapaciteit).
- Zorg ervoor dat medewerkers effectief virtueel kunnen samenwerken en maak videoconferencing met medewerkers en flexwerkers makkelijker. Respondenten geven hiervoor ook praktische tips.
- Stel voor de komende tijd een plan van aanpak op, inclusief de consequenties van het uitstellen van activiteiten. Belangrijk: ga niet uit van de beperkingen, maar van de mogelijkheden die de nieuwe situatie brengt.
- Besteed meer aandacht aan de hygiëne en betere beschikbaarheid van beschermingsmiddelen voor de mensen op kantoor.
- Communiceer (nog) beter. Zorg voor duidelijker en eenduidiger berichtgeving, communiceer via één lijn (kanaliseren) en blijf aandacht besteden aan interne communicatie. Dat voorziet in een grote behoefte.
De resultaten in cijfers
Hoe groot is de invloed van het coronavirus op dit moment op uw eigen productiviteit?
Het virus heeft bij 41% van de medewerkers een grote of zeer grote invloed op de productiviteit. Bij 29% is de invloed daarentegen klein of zeer klein. Opvallend is dat er nauwelijks verschil bestaat tussen de diverse overheidssectoren.
Wat zeggen de mensen die minder productief zijn geworden?
Een deel heeft het extra druk vanwege het virus en de communicatie daarover, bijvoorbeeld teamleiders en medewerkers die in een crisisteam zijn opgenomen. Er zijn opvallend veel reacties over niet-optimale thuiswerkomstandigheden. Enerzijds doordat de ICT-voorzieningen minder zijn (“Ik kan niet printen”, “Ik heb geen twee schermen”, “Applicaties en het internet werken langzaam”). Anderzijds is het onrustig op de thuiswerkplek, vaak door de aanwezigheid van kinderen. Andere medewerkers hebben niet de persoonlijkheid om thuis te werken. (“Thuiswerken is saai, het is niets voor mij.”). Diverse mensen geven aan dat vergaderingen zijn afgezegd en projecten zijn stilgelegd. Voor een kleine groep is het werk opgehouden. Bijvoorbeeld voor mensen die toezicht houden op de horeca en op evenementen en medewerkers met burgercontacten.
Voor een deel van de medewerkers is de productiviteit op peil gebleven. Hun reacties komen sterk met elkaar overeen. Zij hebben hun thuiswerkplek goed ingericht en kunnen zich daar heel goed concentreren wat de productiviteit ten goede komt. Ze missen het contact met collega’s, maar besparen ook veel reistijd.
Hoe groot is op dit moment de invloed van het coronavirus op de productiviteit van de organisatie waar u werkt?
Van de respondenten schat 58% de invloed op de productiviteit van hun organisatie in als groot of zeer groot; 7% gaat er juist van uit dat de invloed op de organisatie klein of zeer klein is. Ook bij de beantwoording van deze vraag is er nauwelijks verschil tussen de diverse overheidssectoren. Dat kan twee dingen betekenen: ofwel dat dit verschilt per organisatie, ofwel dat de persoonlijke opvatting van medewerkers hierin verschilt. Uit de antwoorden blijkt ook dat medewerkers thuiswerken enerzijds associëren met zeer geconcentreerd en productief werken en anderzijds juist met een onvermijdelijk verlies aan productiviteit. De beantwoording kan dus zijn ingegeven door de persoonlijke opvatting en ervaring met thuiswerken.
Hoe vindt u dat uw organisatie de situatie rondom het coronavirus oppakt?
Maar liefst 89% van de respondenten ervaart de aanpak van zijn organisatie als goed tot zeer goed. Een opvallend positieve score.
Wat vindt u positief in de aanpak van uw organisatie?
De tevreden respondenten noemen vooral de duidelijke en vrijwel dagelijkse berichtgeving. Daarnaast geven zij aan dat dat kritische processen doorgang kunnen vinden. En ze waarderen de wijze waarop de organisatie de crisis heeft opgepakt, de saamhorigheid die is ontstaan en het getoonde begrip voor de thuissituatie van medewerkers.
Waar ziet u verbeterpunten in de aanpak van uw organisatie?
Veel medewerkers zijn verrast door de situatie, waarvan de ernst ook verschillend werd opgevat. Het management van diverse organisaties zou te laat hebben gereageerd en zat niet altijd op één lijn. Zo was er een burgemeester die nog handen wilde schudden na het RIVM-advies daarover. In sommige organisaties werd nog fysieke aanwezigheid verwacht. De landelijke richtlijnen hebben daarin geleidelijk duidelijkheid gebracht, zo lijkt het.
De voorzieningen voor thuiswerken zijn nog lang niet overal toereikend. Het gaat daarbij om accounts om op afstand te werken, de beschikbaarheid van laptops, mogelijkheden voor videoconferencing en de benodigde digitale vaardigheden. Er is daarin duidelijk een verschil te zien tussen organisaties die voorlopen en die achterlopen.